Als leidinggevende ren je de hele dag van de ene activiteit naar de andere. Er moeten problemen worden opgelost, beslissingen worden genomen en de agenda moet worden afgewerkt. De leider is op de eerste plaats verantwoordelijk voor het realiseren van het jaarplan en het halen van de gestelde doelen. Daarom ligt de dagelijkse focus op het halen van de kwaliteitseisen en het verbeteren van de klanttevredenheid. Veel leidinggevenden zijn daarnaast veel tijd kwijt aan vergaderen en het schrijven van rapporten. Activiteiten met een hoofdzakelijk korte termijn karakter.
Door de waan van de dag ontbreekt het de leidinggevende nogal eens aan tijd om na te denken of hij wel de goede dingen doet. Met andere woorden, of hij ook ruimte neemt om leiderschap te laten zien. Om bijvoorbeeld regelmatig met zijn directe medewerkers van gedachten te wisselen en de visie aan te scherpen. Na te denken over de ontwikkelingen in de markt, de technologie en de stappen die de concurrentie neemt. Of creatieve oplossingen te vinden om structurele problemen op te lossen. Leiderschap vereist daarnaast dat je als leidinggevende weet wat er leeft onder je werknemers. Dat je de tijd neemt om naar hen te luisteren en een beeld vormt van hun uitdagingen. Die aandacht en afstemming met je werknemers is nodig om je visie en de gemeenschappelijke waarden uit te dragen en hen daarvan te overtuigen. Door te communiceren met je medewerkers en hen te betrekken bij het vaststellen van de richting kan vertrouwen en teamspirit ontstaan. Hierdoor wordt een balans tussen sturing en zelforganisatie mogelijk waarbij het beste uit de medewerkers wordt gehaald. Tenslotte wordt van de leider gevraagd dat hij oog heeft voor de ontwikkeling van het individu en het team waar hij voor verantwoordelijk is. En niet in de laatste plaats, ook oog heeft voor zijn eigen ontwikkeling, onder andere door het organiseren van zijn eigen reflectie.
Maar als veel leidinggevenden nu al een groot deel van hun beschikbare tijd kwijt zijn aan hun korte termijn doelstellingen, hoe moet er dan tijd worden vrijgemaakt voor het leiderschap aan zichzelf en hun team? De oplossing ligt niet zozeer in het nog harder werken maar wel handiger en efficiënter omgaan met de tijd.
De leider stelt prioriteiten
Niet alles is belangrijk. Stel een beperkt aantal prioriteiten houd je daaraan. Ren niet van de ene afspraak naar de andere. Plan tijd in om na te denken en de werkvloer op te gaan om met je mensen te spreken. beheren. Laat je niet zelf voortdurend door allerlei mails afleiden. Maak wel goede afspraken over telefonische bereikbaarheid met je assistent. Veel leidinggevenden zijn urenlang onbereikbaar. Vaak omdat ze niet gestoord mogen worden omdat ze in een vergadering zitten.
De leider delegeert taken
Veel leiders beschikken over gemotiveerde en capabele medewerkers. Door taken aan hen te delegeren kunnen zij zich ontwikkelen en speel je tijd voor jezelf vrij. Laat hen met hun plannen komen, stel kritische vragen en geef ze de vrije hand.
De leider zegt ‘nee’
Is het echt nodig dat je naar die afspraak gaat? En moet je ook echt naar die vergadering? En waarom moet je zelf aanwezig zijn bij al die sollicitatiegesprekken? Zeg ja tegen zaken die echt belangrijk zijn maar wen eraan om ‘nee’ te zeggen. Veel leidinggevenden worden vanwege hun ervaring en achtergrond gevraagd voor allerlei adviesorganen. Die hebben vaak geen directe relatie met de primaire taak.
De leider kiest voor pragmatisme
Er gaat veel tijd zitten in het opstellen van rapportages en andere schriftelijke reacties. Sommige leidinggevenden zijn zo perfectionistisch dat ze uren besteden aan het zo compleet en gedetailleerd beschrijven van bijvoorbeeld een kwartaalrapportage. Niet in de laatste plaats omdat deze rapportages ook naar het hogere niveau worden doorgezonden. Maar als de strekking van de inhoud dit kwartaal niet wezenlijk afwijkt van de vorige, waarom dan niet met een minder uitvoerige rapportage volstaan? Veel leidinggevende zijn daarnaast zeer uitvoerig in de antwoorden via de mail. De inhoud wordt diverse malen gecontroleerd alvorens deze te versturen. Een telefonische reactie is soms vele malen efficiënter.
De leider durft professioneel ongehoorzaam te zijn
Diverse werkzaamheden van leidinggevenden worden ingegeven door opgelegde regels. Stuur niet alleen maar op de naleving van regels, werkinstructies, beleidskaders en procedures maar stel vast wat de bedoeling en de achterliggende gedachte van de regel is. Werk vanuit je eigen geweten en gebruik je nuchtere verstand.
