Het demissionaire kabinet gaat morgen de notulen vrijgeven van de ministerraden waarin het over de kinderopvangtoeslagaffaire ging. De Kamer vroeg hierom nadat RTL Nieuws onthulde dat tijdens zo’n kabinetsvergadering was besloten de Tweede Kamer met opzet tegen te werken in het toeslagenschandaal. Notulen van de ministerraad zijn geheim en worden pas na twintig jaar openbaar gemaakt. “Het is nogal uitzonderlijk om te doen”, zei de premier. De openbaarmaking is een poging om het beschadigde vertrouwen te herstellen en daarmee de kabinetsformatie nieuw leven in te blazen.

In de politiek maar ook in het bedrijfsleven en bij de overheid is er wel vaker een oproep om ‘meer transparantie’ aan de dag te leggen wanneer het gaat om Directie en MT vergaderingen. Die oproepen komen veelal van medewerkers en ondernemingsraden die willen weten welke discussies er in de top worden gevoerd en hoe besluitvorming tot stand is gekomen. Transparantie en openheid zijn belangrijke eigenschappen van leiders die de leiderschapsstijl Mission Command hanteren. Communiceren welke onderwerpen er op de agenda staan en welke besluiten er zijn genomen helpt je om medewerkers mee te nemen in wat er allemaal gebeurt in de organisatie. Het openbaar maken van notulen waarin de verschillende meningen en discussies openbaar worden is echter een buitengewoon slecht idee. Om verschillende redenen.

Naast ‘transparantie’ naar de buitenwereld is ook ‘vertrouwen’ binnen het eigen (management)team een belangrijke eigenschap van Mission Command teams. Je moet, zonder daar op te worden aangesproken, ongezouten je mening kunnen geven en stevige discussies kunnen voeren met elkaar. Je mag in het eigen team ook je mening geven en zorg uitspreken over de kritische Pieter Omzigts van deze wereld zonder dat de buitenwereld achteraf meeleest en daar wat van gaat vinden. Nadat de besluiten zijn genomen in het team draag je die, ongeacht je eigen mening, als teamstandpunt naar buiten uit. Wanneer je weet dat achteraf de hele wereld meekijkt leidt dat tot de volgende twee ongewenste effecten.

Voorzichtigheid troef

Leidinggevenden zullen meningen voor henzelf houden omdat ze rekening gaan houden met de buitenwereld. De gesprekken gaan minder om de inhoud van het werk en de belangen van de klant, de burger of de medewerker. Het gaat daarentegen meer en meer om de perceptie van de buitenwereld. Het gaat leiden tot zouteloze discussies waar ieder woord gewogen wordt alvorens het wordt uitgesproken. Je zorg uitspreken, je kwetsbaar opstellen maar ook zonder schroom je mening geven zijn sterke eigenschappen van leidinggevenden. Ze gaan echter tot het verleden behoren omdat ze jou als persoon of het MT waar je deel van uitmaakt schade kunnen berokkenen. De gevraagde transparantie zal dus juist gaan leiden tot minder transparantie, tot minder stevige discussies en daarmee afbreuk doen aan de kwaliteit van de besluitvorming.

Verkeerde interpretatie

Hoe een boodschap overkomt wordt voor meer dan 80% bepaald door non-verbale communicatie. Wanneer je verslagen en notulen leest waarin letterlijk wordt weergegeven wat de deelnemers hebben gezegd dan mis je dus 80% van de boodschap. Die missende 80% vul je als lezer van de stukken zelf in met je eigen interpretatie en/of beelden van de gevoerde gesprekken. Bestuurders en managementteamleden zijn vervolgens veel tijd kwijt met uit te leggen wat ze bedoelden en in welke context hun uitspraken moeten worden gezien.

Transparantie en openheid dragen in belangrijke mate bij aan een goede samenwerking in een team en aan het versterken van vertrouwen in de leiding. Het openbaar maken van notulen en verslaglegging waaruit blijkt hoe de discussies zijn gelopen en wie wat heeft gezegd is echter een slecht idee. Niet doen dus.