Wat is het leven toch mooi geworden met dat wonderlijke stukje techniek dat zich in een razendsnel tempo heeft ontwikkeld tot een ingenieus communicatiemiddel: de mobiele telefoon. Het helpt om makkelijker, sneller en effectiever te communiceren, zowel privé als zakelijk. Het hele kantoor en je halve leven zit in dat kleine apparaatje. Mensen zijn tegenwoordig liever hun autosleutels kwijt dan hun mobiele telefoon. Email checken, klantgegevens op zoeken in de CRM app, middels WhatsApp snel schakelen met collega’s en klanten, een hotel boeken voor die conferentie van volgende week en de agenda altijd (letterlijk) bij de hand hebben. Maar ook privé handig, om te betalen, een rekening te delen door een tikkie te sturen en via social media sociale (en zakelijke) activiteiten en contacten te onderhouden. Oh ja…je kunt er ook nog mee bellen. Hoe de techniek ons leven met de dag gemakkelijker maakt. Maar het heeft ook een keerzijde.
Los van de keerzijde die dit voor het individu heeft (vierentwintig uur bereikbaar zijn en direct een antwoord verwachten op berichtjes en posts, soms leidend tot stress en psychologische klachten) ga ik in deze blog in op de keerzijde voor teamprocessen. De basis voor een succesvol team is dat je elkaar door en door kent en er onderling vertrouwen ontstaat. In teams zijn vragen stellen, luisteren, respect voor elkaars mening hebben, je collega’s goed kennen, elkaars kwaliteiten benutten en elkaar helpen, essentiële eigenschappen.Niemand die dat zal ontkennen. Daarom is het frappant om in vergaderingen en teamtrainingen te zien dat teamleden:
- Uit een vergadering weglopen omdat het mobieltje trilt (het fatsoen om de telefoon op ‘stil’ of ‘trillen’ te zetten is er vaak nog wel) en de telefoon te beantwoorden. Boodschap aan het team: mijn telefoontje is belangrijker dan dit overleg.
- De email checken en afwerken terwijl andere leden van het team hun verhaal doen. Boodschap aan het team: mijn email is belangrijker dan het verhaal van mijn collega’s.
- Het laatste nieuws checken. Boodschap aan het team: het laatste nieuws lezen is belangrijker dan dit overleg.
- Alvast een tee time reserveren voor het weekend. Boodschap aan het team: mijn golfafspraak plannen is belangrijker dan dit overleg.
Dit gedrag is geen uitzondering maar onderdeel geworden van vele bedrijfsculturen. Het is geaccepteerd gedrag geworden terwijl de meesten best wel aanvoelen dat dit niet ten goede komt aan de samenwerking en het disrespectvol is ten opzichte van collega’s. Daarom heel bijzonder dat de leiders van een team (maar ook de teamleden) dit gewoon laten gebeuren. Sterker nog, veelal zelf het slechte voorbeeld geven. Niemand grijpt in. En als iemand er eens iets van zegt dan wordt nog weleens aangegeven ‘dat dat geen probleem is want ik kan multitasken’.
Dat is een slecht excuus want de mens kan niet multitasken. Een feit dat wetenschappelijke onderzoeken en neuropsychiaters zoals de Belgische Theo Compernolle ons al langere tijd proberen duidelijk te maken. Door multitasken mis je veel informatie, kosten activiteiten meer tijd en veroorzaak je in sommige gevallen gevaarlijke situaties (zoals WhatsAppen in de auto of op de fiets). Ook het idee dat vrouwen veel beter dan mannen kunnen multitasken wordt door wetenschappers naar het land der fabelen verwezen.
De verantwoordelijkheid van de leider
Het mobieltje is een fantastisch hulpmiddel maar op het moment dat het gebruik ten koste gaat van het team moet je ingrijpen. Bij deze de vijf Mission Command spelregels voor het omgaan met een mobiele telefoon tijdens een overleg of een teamtraining:
- De telefoon staat altijd op ‘stil’. Niet op zoemen dus maar daadwerkelijk op stil zodat het gezoem je niet af kan leiden van wat op dat moment echt belangrijk is: samenwerken met jouw collega’s.
- De telefoon ligt uit het zicht. Niet op tafel om af en toe meldingen te kunnen checken maar volledig uit het zicht zodat alle aandacht uitgaat naar het team.
- Een zoemende of afgaande telefoon levert gebak op voor alle aanwezige deelnemers die aanwezig zijn.
- Spreek in het begin van de training of het overleg af op welke momenten (pauzes, lunch) de teamleden in staat worden gesteld om te reageren op berichten die naar hun mening niet kunnen wachten.
- Tijd is tijd. Het checken van telefoons in pauzes is prima maar wanneer je weer met het team aan de slag gaat op de afgesproken tijd wordt ‘nog even dat telefoontje doen of een appje sturen’ niet meer geaccepteerd.
Ga jij hiermee aan de slag als leidinggevende, ondanks de te verwachten weerstand? Dan zul je merken dat het ten goede komt aan de onderlinge samenwerking, de betrokkenheid van de teamleden bij hun collega’s en de kwaliteit van het overleg en de teamtraining.
Deze, of andere teamverstorende patronen doorbreken en bouwen aan een sterk team? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee.
