Ja, er is weer perspectief nu de vaccinatie op gang gekomen is. Nee, het wordt nooit meer zoals het was vóór de Coronacrisis. Het ‘nieuwe normaal’ waar Mark Rutte in 2020 over sprak in zijn persconferenties heeft hopelijk zijn laatste tijd gehad. Het doet ons als groepsdieren pijn dat we elkaar niet live kunnen ontmoeten, in de ogen kunnen kijken, kunnen vastpakken en samen plezier kunnen maken. Wie had ooit gedacht dat we onze collega’s op het werk zouden missen? Dat we er naar snakken hen weer fysiek te ontmoeten in plaats van alleen maar online? Het ‘oude normaal’ komt waarschijnlijk nooit meer terug. Ik kan me niet voorstellen dat we straks weer massaal de auto instappen om iedere dag naar het werk te rijden. Maar ook niet dat we vier tot vijf dagen per dag thuis werken. Blijven we omgaan met mens en dier zoals we dat tot nu toe gedaan hebben en wordt de korte termijn politiek weer dominant? Of gaan we échte veranderingen doorvoeren en richten we ons op de langere termijn? Hoe ziet onze toekomst eruit?
In de nabije toekomst krijg je als leidinggevende in ieder geval te maken met veranderingen die van grote invloed zijn op jouw rol. Bij deze een drietal zaken om eens over na te denken.
Het 2-2-3 concept
Niet iedereen kan thuis werken. Wanneer je brandweerman, schilder of verhuizer bent dan zal dat niet gaan. Maar wanneer je een kantoorbaan hebt dan zal thuiswerken waarschijnlijk een vast onderdeel gaan uitmaken van de werkweek. Meerdere organisaties denken na over het 2-2-3 concept oftewel: twee dagen thuis werken, twee dagen op kantoor werken en drie dagen vrij. Omdat de kantoordagen niet synchroon zullen lopen en je als leidinggevende jouw mensen toch regelmatig wilt zien geeft dat te denken. Vragen om eens bij stil te staan:
- Op welke wijze geeft je straks persoonlijke aandacht en houd je feeling met jouw mensen?
- Hoe houd je grip op de voortgang van het teamplan als je elkaar veel minder ziet?
- Welke overleggen doe je online en welke ga je fysiek organiseren?
- Wat voor bilateraaltjes doe je online en welke moet je toch echt in levende lijve doen?
Online vergaderen
‘Teams’ en ‘Zoom’, daar hadden velen een jaar geleden nog nooit van gehoord terwijl ze nu, een jaar later, dagelijks online vergaderen. Laten we eerlijk zijn, de meesten van ons hebben altijd beweerd dat online vergaderen niet effectief is en dat het echt noodzakelijk is elkaar fysiek te ontmoeten in een overleg. Achterhaalde wijsheid. Het blijkt in veel gevallen heel plezierig te zijn online te vergaderen en daardoor minder te reizen, minder CO 2 uit te stoten en kostbare tijd te besparen. Maar zeker niet altijd.
De ervaringen met online vergaderen zijn heel divers. De positieve ervaringen:
- Minder reistijd om in een uurtje tijd veel zaken effectief online af te stemmen.
- De vergaderdiscipline is vaak hoger omdat begin- en eindtijd niet overschreden kunnen worden vanwege andere online afspraken.
- Mensen onderbreken elkaar minder en wanneer er een vraag is stellen ze die via de chat of ze steken een ‘hand’ op.
- Je leert collega’s op een andere manier kennen door een kind dat de kamer in loopt, een kat die een mok thee omver loopt of de inrichting van de werkplek (als er geen ‘teams achtergrond’ is ingesteld).
De negatieve ervaringen:
- Vergaderingen met grote groepen, zeker als ze slecht worden geleid, leiden tot afhaakgedrag van de deelnemers.
- Matige Internetverbindingen zijn niet bevorderlijk voor de communicatie en wekken ergernis op.
- Je kunt non verbaal gedrag moeilijk ‘lezen’. Wat vinden de collega’s nou echt van jouw ideeën?
- Echte diepgang in de discussies bij meningsverschillen ontbreekt.
- Het in de pauzes zaken doen bij de koffiemachine, bijpraten met collega’s of extra aandacht geven aan die mensen die dat nodig hebben is niet mogelijk.
Je kunt veel online afkaarten maar niet alles. Ik begeleid momenteel een nieuw team met zestien mensen waarvan sommigen, die al zes maanden lid zijn van het team, elkaar nog nooit hebben gezien. Dat kan nu even niet anders omdat er geen 2-2-3 concept is maar een 4-2 of een 5-2 concept oftewel: gewoon de hele week thuiswerken en dan weekend. Je ziet elkaar dus nooit in levende lijve. Je proeft in de teamsvergaderingen dat de teamleden de beste bedoelingen hebben maar niet het achterste van hun tong laten zien. Logisch want ze kennen elkaar niet en wanneer je elkaar niet kent dan ontbreekt het aan vertrouwen. Vertrouwen dat nodig is om ‘angstvrij’ je mening te geven en het ‘oneens’ te durven zijn met andere teamleden. Vertrouwen dat nodig is om je kwetsbaar op te stellen en hulp te vragen wanneer je dat nodig hebt. Geen fysieke bijeenkomsten maar ‘slechts’ online met elkaar overleggen is een grote belemmering voor het bouwen aan een sterk nieuw team.
Denk daarom als leidinggevende goed na wat je in de toekomst online en wat je fysiek gaat organiseren. Ook bij bestaande teams waar ‘vertrouwen’ ook vereist dat je elkaar fysiek spreekt, samenwerkt en beter leert kennen.
Teamontwikkeling
Wanneer je jouw team wilt ontwikkelen is elkaar zien, samen dingen doen en samen trainen om beter te worden belangrijk. Wanneer een 2-2-3 concept de toekomst wordt, hoe ziet de teamplanning er dan uit? Wanneer is iedereen op kantoor? Op welke dagen organiseer je gezamenlijke trainingen en teambijeenkomsten.
Zoek eens contact met organisaties of teams die al vóór Corona elkaar niet dagelijks zagen en vraag eens hoe zij dat organiseerden. Denk daarbij aan teams van monteurs die in de ochtend naar hun klanten gaan en tegen de avond weer naar huis gaan en onderweg geen collega tegen zijn gekomen. Of accountmanagers die dagelijks hun klanten bezoeken en maximaal één dag per week op kantoor zijn. Deze mensen zijn net als ieder ander ook groepsdieren, willen ook samen een doel bereiken, hebben ook de behoefte aan sociale contacten op het werk en willen leren van elkaar. Hoe doen zij dat dan?
2021, een jaar van perspectief en verandering. Perspectief dat onze mogelijkheden gaat vergroten om, zowel privé als zakelijk, weer fysiek dingen samen te doen. Verandering waar je nu al over na kunt denken, besluiten over kunt nemen, op kunt voorbereiden en in gang kunt zetten.
Wil je eens sparren over al die veranderingen die op jou als leidinggevende afkomen? Trek dan even aan de bel en we komen graag bij je langs. Of neem deel aan één van onze maandelijkse online coach sessies.
